第二領域、こなしてますか？

こんにちは。

なかなか進まぬ会社施策に、喝！かぁーつ！！

というわけで、愚痴＆時間管理マトリクスのお話。

最近仕事でOffice365の導入を検討しているのですが、なかなか検討段階から動き出せず、困っています。

私は総務、会社には情シスがあるので、システム案件は総務サイドだけで進めることはできない。

必然的に情シスとの打合せ、段取りなどが発生しますが、情シスの課長さんが忙しいことを理由に日程調整に非協力的…。

この案件はそちらの部長さんからもお話いただいてますから、忙しくても協力していただかないと、そちらも評価にも繋がるのでは？と思いつつ。

いずれにしても、このシステムは全社的なシステムインフラですので、早期導入しフル活用することが生産性向上に直結します。

導入とはいっても、古いPCにバンドルされたOfficeを使い続けるか、償却も終わっているPCのリプレースと同時に、契約もサブスクリプションに切り替えるか、それだけ。

コストがかかると言っても、いつかは切り替えが必要になるもの。

コストの先延ばしをできることよりも、導入メリットを先延ばしする弊害のほうが大きい。

そんなわけで、私としては重要度がかなり高い部類の案件だと思っております。

ただ上記の通り、今のPCにOfficeが入っていないわけではないので、緊急度としてはなによりも優先すべきことというわけでもない。

こういう話になると頭に浮かぶのは、重要度と緊急度の四象限、時間管理マトリクスですね。

縦軸に重要度、横軸に緊急度がきて、よっつに分ける、アレです。

第四領域、重要度も緊急度も低い、いわゆる無駄なこと。

第三領域、重要度は低いが緊急度が高く、よくこれに振り回されます。

第一領域、重要度も緊急度も高い、クレームや身に迫った危機など。

さて、第二領域、重要度が高いけど、緊急度が低いものが残りました。

実はここが、多くの人が抜けてしまうところ、ということになります。

どのような領域かというと、将来的な投資です。

会社で言えば今後の軸となる新事業だったり、個人で言えばスキルアップだったり。

事業承継のための後継者作り、次世代幹部の育成もそう。

それが実を結ぶのは先になるので、明日、また明日と先延ばしにしてしまう。

第一領域はといえば、もうやるしかなく、選択肢はありません。

その次に、と思うのですが、第三領域、緊急度の無駄な会議等に振り回されがち。

その結果、第二領域に時間をかけることができなくなってしまう。

ついつい緊急度を基準にして優先順位をつけてしまうのですね。

でも、第二領域を疎かにする人や組織は、その場に停滞することになります。

緊急度の高い仕事はこなせているので、日々忙しく過ごしてはいるのですが、レベルアップがない。

同僚やライバル企業は日々成長しているはずですので、自分だけ取り残されてしまいます。

では、同僚やライバル企業も停滞していたら？もしそうであれば、その市場が新しい技術やサービスに代替される日も近いでしょう。

そうならないためにも、第二領域を少しずつでもこなしていかなければなりません。

今回のOffice365導入も、ただのシステム導入にあらず。

しっかり使いこなせば、業務全体が効率化し、コミュニケーションが加速する。

導入直後から加速するので、遅れればその差は取り戻せませんし、早ければ他社を出し抜けます。

個人でも組織、企業でも同じです。

緊急でないがゆえに見えにくくなっている重要なこと。

それは人それぞれですし、潜在的で、しっかりと考えないとまだ見えていないかもしれません。

なにか明確な目標ができれば、おのずと見えてくるものかもしれません。

その第三領域に当てはまるものが見つかったときの為に、ただ忙しいだけの第三領域、全く無駄な第四領域をしっかり圧縮して、第二領域に着手できるように備えておかなければいけませんね。

その意味でもOffice365！！無駄な作業を圧縮！TV会議で移動コスト圧縮！！

クラウド化でメンテナンスの人的コストも圧縮！！

さっさと導入・活用して、改善や次の一手を考える時間を作りたいです。